Ideaal product concept

Samen beslissen, zonder de chaos. Eén plek voor onderwerpen, reacties, documenten en besluiten — met de redenering erbij.

Inhoudsopgave

• Onderwerpen
• Ledenbeheer en rollen
• Stemmingen
• Documenten
• Labels en toegang
• Agenda en AI-assistent

Onderwerpen

Elk besluit begint met een onderwerp. Een onderwerp bundelt de vraag, de context, de reacties van leden, gekoppelde documenten en uiteindelijk het besluit met redenering.

Levenscyclus

Aanmaken → Reacties verzamelen → (Agenderen) → Afsluiten

Agenderen is optioneel. Afsluiten kan altijd — met of zonder stemming.

Functionaliteit

• Aanmaken met titel, omschrijving en optionele documenten
• Bewerken door de eigenaar of een gebruiker met de juiste rechten
• Labels koppelen bij aanmaken of achteraf
• Reacties van leden verzamelen (asynchroon, vóór de vergadering)
• Onderwerp op de agenda zetten voor een vergadering
• Afsluiten met een narratief besluit én redenering
• Afsluiten met een stemming (zie Stemmingen)
• Archiveren — besloten onderwerpen blijven doorzoekbaar

Statussen

Ledenbeheer en rollen

Toegang tot de groep en zijn inhoud wordt bepaald door een combinatie van een rol en labels. Rollen zijn volledig configureerbaar per groep — de namen, omschrijvingen en rechten worden door de beheerder ingesteld.

Rechtensysteem

Elke rol bestaat uit een verzameling rechten. De beheerder stelt per groep in welke rechten bij welke rol horen. Standaard zijn er een paar voorbeeldrollen meegeleverd, maar alles is aanpasbaar.

Beschikbare rechten

Groepsbeheer

• Leden uitnodigen en verwijderen
• Rollen aanmaken, bewerken en verwijderen
• Rechten toewijzen aan rollen
• Labels aanmaken en beheren
• Groepsinstellingen wijzigen

Onderwerpen

• Onderwerpen aanmaken
• Eigen onderwerpen bewerken
• Alle onderwerpen bewerken
• Onderwerpen afsluiten (eigen)
• Onderwerpen afsluiten (alle)
• Onderwerpen archiveren

Documenten

• Documenten uploaden
• Documenten verwijderen (eigen)
• Documenten verwijderen (alle)

Stemmingen

• Stemming starten
• Stemming annuleren
• Deelnemen aan stemming

Agenda

• Agenda aanmaken en beheren
• Onderwerpen op de agenda zetten

Reacties

• Reageren op onderwerpen
• Reacties van anderen bewerken of verwijderen

Voorbeeldrollen (aanpasbaar)

Rollen zijn volledig vrij configureerbaar. De namen en rechten hierboven zijn voorbeelden — een groep kan eigen rollen definiëren die passen bij hun werkwijze (bijv. “Secretaris”, “Penningmeester”, “Aspirant-lid”).

Ledenlijst

Per lid is zichtbaar:

• Naam en contactgegevens
• Toegewezen rol
• Toegewezen labels (voor toegangsbeperking)
• Datum van toetreding
• Activiteit (laatste deelname)

Stemmingen

Een stemming is een optionele afsluiting van een onderwerp — geen verplichte stap. Je kunt een onderwerp ook afsluiten met een narratief besluit en de redenering. Zo blijft de ruimte open voor sociocratische of consensusgerichte besluitvorming.

Stemmingstypes

Voor / Tegen / Onthouding Klassieke meerderheidsstemming. Geschikt wanneer een duidelijke ja/nee-uitkomst gewenst is.

Consent (geen bezwaar) Sociocratisch model. Leden geven aan of ze geen bezwaar hebben. Een bezwaar kan vergezeld gaan van een tegenvoorstel, zodat het gesprek productief blijft.

Voorkeursstemming Bij meerdere opties rangschikken leden hun voorkeur. Geschikt voor keuzes tussen alternatieven (bijv. drie offertes).

Verloop

1. Moderator of bevoegd lid start de stemming op een onderwerp
2. Leden ontvangen een melding en stemmen asynchroon
3. Stemming sluit op een ingestelde datum, of handmatig
4. Uitslag wordt vastgelegd bij het onderwerp — inclusief het aantal stemmen per optie
5. Moderator legt het besluit en de redenering vast (ook bij stemming altijd verplicht)

Afsluiten zonder stemming

Een onderwerp kan worden afgesloten zonder stemming. De moderator of bevoegd lid legt dan het besluit en de redenering narratief vast. Dit is bewust gelijkwaardig aan afsluiten met stemming — niet een noodoplossing.

Documenten

Alle documenten van alle onderwerpen zijn doorzoekbaar vanuit één centrale plek.

Zoeken en filteren

• Zoeken op bestandsnaam
• Filteren op label
• Filteren op gekoppeld onderwerp
• Filteren op uploader of datum

Koppeling aan onderwerpen

Een document is altijd gekoppeld aan minimaal één onderwerp. Via de documentweergave navigeer je direct naar het onderwerp. Documenten kunnen aan meerdere onderwerpen gekoppeld worden.

Toegang

Toegang tot documenten loopt via labels (zie Labels en toegang). Een lid zonder het label “Financieel” ziet documenten met dat label niet — ook niet in de zoekresultaten.

Ondersteunde bestandstypen

PDF, Word, Excel, afbeeldingen en externe links (bijv. Google Drive, Dropbox).

Labels en toegang

Labels zijn een dubbel instrument: ze organiseren inhoud én beperken de toegang.

Organisatie

Labels worden toegekend aan onderwerpen en documenten. Ze maken filteren en zoeken eenvoudiger en helpen leden snel de relevante inhoud te vinden.

Toegangsbeperking

Een label kan worden ingesteld als “beperkt”. Alleen leden aan wie het label expliciet is toegewezen kunnen dan de onderwerpen en documenten met dat label inzien. Dit werkt onafhankelijk van de rol — een gewoon lid kan dus wel lid zijn van de groep maar toch bepaalde stukken niet zien.

Beheer

• Labels aanmaken, hernoemen en verwijderen (door leden met het juiste recht)
• Labels toekennen aan onderwerpen en documenten
• Labels toekennen aan leden (voor toegangsbeperking)
• Toegangsstatus per label instellen: open (iedereen) of beperkt (alleen toegewezen leden)

Agenda en AI-assistent

Onderwerpen kunnen op de agenda worden gezet voor een vergadering. De AI-assistent helpt leden zich voor te bereiden.

Agenda

• Vergadering aanmaken met datum, locatie en beschrijving
• Onderwerpen aan de agenda koppelen
• Volgorde van agendapunten bepalen
• Agenda delen met alle leden (of alleen aanwezigen)

Tijdsindeling per agendapunt is buiten scope voor de eerste versie.

AI-samenvatting

Vóór de vergadering kan per agendapunt een AI-samenvatting worden gegenereerd. De samenvatting geeft antwoord op: wat speelt er, wat zijn de standpunten, wat zijn de openstaande bezwaren, en wat moet de groep besluiten?

De samenvatting is gebaseerd uitsluitend op de informatie vastgelegd in Cowent: de omschrijving van het onderwerp, de reacties van leden en de gekoppelde documenten. Er worden geen externe bronnen geraadpleegd.

Vragen stellen aan de AI

Leden kunnen gerichte vragen stellen over een agendapunt. De AI antwoordt op basis van de beschikbare context in Cowent.

Voorbeeldvragen:

• “Wat zijn de voornaamste bezwaren?”
• “Welke leden hebben nog niet gereageerd?”
• “Wat is het verschil tussen de twee offertes?”

Externe context (toekomstig onderzoek)

We willen verkennen of externe context (bijv. wet- en regelgeving, technische documentatie) toegevoegd kan worden als bron voor de AI. Dit vraagt zorgvuldigheid: foutieve informatie op basis van externe bronnen kan besluiten schaden. Dit wordt apart onderzocht voordat het wordt uitgerold.

Kernprincipes

• Asynchroon eerst — leden bereiden zich voor op eigen tempo, de vergadering is voor beslissen
• Redenering verplicht — elk besluit wordt vastgelegd mét de redenering, ook bij stemming
• Toegang gelaagd — rollen bepalen wat je kunt doen, labels bepalen wat je kunt zien
• AI als voorbereiding, niet als beslisser — de AI vat samen en beantwoordt vragen; het besluit ligt altijd bij de groep
• Open afsluiting — stemming is een optie, geen verplichting