Pieter — eerste onderzoeksgesprek

Dit is het geplande gesprek van ongeveer 30 minuten dat je na het telefoontje hebt afgesproken. Pieter is geen los groepslid maar begeleidt meerdere CPO-groepen tegelijk. Die blik over groepen heen is het waardevolle: hij ziet patronen die een individueel lid niet ziet.

Aanpak

Dit is een onderzoeksgesprek, geen demo en geen verkoop. Spiegel de Fase 1-aanpak van de Mom Test, maar dan vanuit zijn rol als begeleider.

• Praat over zijn werk, niet over ons idee. Hoe begeleidt hij groepen, waar gaat zijn tijd naartoe, waar loopt het vast.
• Vraag naar concrete dingen uit het verleden, niet naar meningen over de toekomst. Niet “zou een tool helpen”, wel “vertel eens over de laatste keer dat dit misging”.
• Praat zelf zo min mogelijk. Stilte is goed. Laat hem vertellen en vraag door.
• De MVP komt niet ter sprake. Laat niets zien. Als hij ernaar vraagt, houd het kort: je bent nog aan het onderzoeken.

Doel van dit gesprek

Drie dingen die we van Pieter willen leren, juist omdat hij over meerdere groepen heen kijkt:

1. Kan hij minstens één recent, concreet voorbeeld noemen waarin een groep een besluit opnieuw moest bespreken omdat de context of de reden erachter verloren was gegaan?
2. Ziet hij dat in groepen sommige leden structureel meer informatie of invloed hebben dan anderen, en hoe gaat hij daar als begeleider mee om?
3. Waar in zijn begeleiding kosten voorbereiding en besluitvorming de meeste tijd, en wat gebruikt of adviseert hij nu al om dat te ondervangen?

Opening (3 min)

“Bedankt dat je tijd vrijmaakt. Zoals ik aan de telefoon zei: ik wil je niets verkopen, ik wil vooral leren hoe jij naar het besluitvormingsproces in zulke groepen kijkt. Jij begeleidt er meerdere tegelijk, dus jij ziet dingen die een los groepslid niet ziet. Hoe concreter je kunt zijn over hoe het echt gaat, hoe waardevoller voor mij. Vind je het goed dat ik het gesprek opneem, puur voor mezelf?”

Deel 1 — Zijn rol als begeleider

“Hoe ben je in dit vak gerold, en hoe lang doe je het nu?”

“Hoeveel groepen begeleid je op dit moment, en in welke fases zitten die ongeveer?”

“Wat houdt jouw begeleiding concreet in, van de eerste bijeenkomst tot de bouw?”

“Waar zit jouw rol precies als er een besluit genomen moet worden? Beslis je mee, adviseer je, of bewaak je vooral het proces?”

Doorvragen:

“Heb je een voorbeeld van een groep waar dat anders liep dan je gewend was?”

Deel 2 — Hoe een groep van hem beslist

Pak één concrete groep erbij, het liefst een waar nu iets speelt.

“Laten we één groep als voorbeeld nemen. Welke springt er voor je uit?”

“Vertel eens over de laatste bijeenkomst daar. Wat stond er op de agenda?”

Doorvragen:

“Wie bepaalt wat er besproken wordt?”

“Hoe bereiden de leden zich voor, en hoe weet jij of ze ingelezen zijn?”

“Kwamen jullie tot een besluit, en hoe is dat vastgelegd?”

“Hoe verschilt dat van een andere groep die je begeleidt? Waar zit het verschil tussen een groep waar het soepel loopt en een waar het stroef gaat?”

Doorvragen:

“Waar zit dat verschil volgens jou in?”

Deel 3 — Waar de tijd in gaat zitten

“Als je over al je groepen heen kijkt, waar gaat de meeste tijd en energie naartoe in de aanloop naar een besluit?”

“Wat is het stuk waarvan je denkt: dit zou veel minder tijd mogen kosten?”

Doorvragen:

“Hoe lang speelt dat al?”

“Wat heb je geprobeerd om dat op te lossen?”

“Hoe goed werkte dat?”

“Hoe zorg je dat iedereen even goed geïnformeerd aan een bijeenkomst begint? En lukt dat?”

Doorvragen:

“Wat gebeurt er met de leden die er een keer niet bij waren?”

Deel 4 — Besluiten die opnieuw op tafel kwamen

Dit is leervraag 1. Vraag door tot je een concreet, recent voorbeeld hebt.

“Is het weleens voorgekomen dat een groep een besluit dacht te hebben genomen, maar er later opnieuw discussie over ontstond, omdat niemand nog precies wist waarom het zo besloten was?”

Doorvragen:

“Vertel eens over de laatste keer dat dat gebeurde. Wat was er aan de hand?”

“Hoe lang stond dat eerdere besluit al?”

“Hoe hebben jullie het opgelost, en hoeveel tijd kostte dat?”

“Hoe vaak zie je zoiets gebeuren, over je groepen heen?”

“Is er weleens iemand geweest die zei: ik was er niet bij, of ik wist hier niets van, en zich niet gebonden voelde aan een besluit?”

Doorvragen:

“Hoe liep dat af?”

“Wat deed dat met de groep?”

Deel 5 — Ongelijke informatie en invloed

Dit is leervraag 2.

“Zie je in groepen dat sommige leden veel meer weten of meer invloed hebben op de uitkomst dan anderen? Bouwtechnisch, juridisch, financieel, of gewoon qua karakter?”

Doorvragen:

“Hoe uit zich dat in de besluitvorming?”

“Hoe ga jij daar als begeleider mee om?”

“Heb je een voorbeeld van een besluit waar dat een rol speelde?”

“Gebeurt het dat iemand achteraf zegt het er niet mee eens te zijn geweest, terwijl die dat tijdens de bijeenkomst niet heeft gezegd?”

Doorvragen:

“Wat was er aan de hand, en hoe reageerde de groep?”

Deel 6 — Vastlegging en terugvinden

Dit is leervraag 3. Houd het bij wat ze nu doen, niet bij wat ze zouden willen.

“Hoe houden jouw groepen bij wat er besloten is, en waarom? Notulen, een app, een gedeeld document?”

“Kun je beschrijven hoe dat er bij één groep concreet uitziet?”

Doorvragen:

“Staat de reden achter een besluit daar ook in, of alleen de uitkomst?”

“Als een groep over twee jaar wil weten waarom iets besloten is, hoe zou je dat terugvinden?”

“Is dat de laatste keer ook gelukt toen iemand iets wilde terugzoeken?”

“Komen er gaandeweg nieuwe leden bij? Hoe raken die op de hoogte van wat er al besloten was?”

Doorvragen:

“Hoe lang duurt het voordat zo iemand echt mee kan beslissen?”

“Adviseer je je groepen iets vasts voor dit soort vastlegging, of zoekt elke groep het zelf uit?”

Doorvragen:

“Waarom wel of niet?”

“Wat zou er moeten kloppen voordat jij iets zo’n tool aan een groep zou aanraden?”

Afsluiting

“Als je één ding zou kunnen veranderen aan hoe de groepen die je begeleidt beslissingen nemen, wat zou dat zijn?”

“Is er iets wat ik niet gevraagd heb, maar wat jij wel belangrijk vindt?”

“Ken je andere begeleiders of groepen waarmee ik ook zou moeten praten?”

Sluit af door een vervolg te verdienen, niet door te pitchen. Je laat nog niets zien en vraagt nog niet of je bij een van zijn groepen mag testen. Je houdt het bij je onderzoek en zet zo de deur open voor een tweede gesprek.

“Wij gaan verder met ons onderzoek om te kijken waar we het proces eventueel kunnen verbeteren. Daarna nemen we graag contact met je op om de resultaten te delen, als je dat leuk lijkt.”

“Heel erg bedankt. Mag ik ook contact opnemen als ik tussendoor een korte vervolgvraag heb?”

Na dit gesprek

• Werk de notulen meteen uit en markeer juist wat Pieter je over groepen heen liet zien, wat een individueel lid je niet had kunnen vertellen.
• Loop de drie leervragen na: heb je er per stuk minstens één concreet, recent voorbeeld bij? Zo niet, noteer wat je mist.
• De volgende stap is niet meteen terug naar Pieter. Eerst pilot je de MVP bij een bekende groep (bijvoorbeeld die van Tinneke) en bij een nieuwe groep, zodat je met bewijs terugkomt in plaats van met een belofte.
• Pas daarna voer je het tweede gesprek: dan laat je de werkende MVP en de eerste resultaten wel zien. Zie ook de aanpak komende maanden.